Згідно із Законом України № 1217-IX, Україна офіційно перейшла на електронний облік трудової діяльності. Паперові трудові книжки поступово стають історією — отже, важливо завершити процес їх оцифрування вчасно.
Який термін встановлено законом
Законодавством передбачено 5-річний перехідний період. Але проблема в тому, що він
розпочався ще 10 червня 2021 року. А це означає, що до 10 червня 2026 року всі дані з паперових трудових книжок мають бути перенесені до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Що каже закон
Протягом цих 5 років триває процес внесення відомостей. Після завершення оцифрування паперова книжка видається працівнику на руки під підпис і зберігається у нього як пам'ятка або доказ стажу (за потреби). Після оцифрування саме електронний запис у Реєстрі стає основним підтвердженням вашого стажу, досвіду та кваліфікації.
Для тих, хто працевлаштовується вперше після червня 2021 року, паперові книжки взагалі не обов’язкові — запис створюється в електронному форматі за замовчуванням.
Чому не варто чекати червня 2026-го
1. Чим ближче до дедлайну, тим довше ПФУ може перевіряти дані через велику кількість заявок.
2. Якщо у вашій книжці знайдуть неточності (відсутність печатки, виправлення тощо), у вас буде час звернутися до попередніх роботодавців за довідками.
3. Лише повне оцифрування дозволяє системі призначати вам пенсію за віком автоматично, без особистого візиту до Пенсійного фонду та збору документів.
Порада: Якщо ви роботодавець, подбайте про аудит трудових книжок вже зараз, щоб уникнути поспіху та штрафних санкцій за порушення ведення обліку в майбутньому.
Як оцифрувати трудову книжку за 4 кроки
1. Підготуйте документи: скан-копії всіх сторінок трудової книжки (з відмітками) у кольоровому варіанті.
2. Авторизуйтесь: зайдіть на Портал електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП (електронного підпису) або BankID.
2️⃣ Авторизуйтесь: зайдіть на Портал електронних послуг ПФУ за допомогою КЕП (електронного підпису) або BankID.
3. Заповніть заявку: в розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Відомості про трудові відносини».
4. Завантажте файли: додайте скан-копії та підпишіть їх своїм КЕП.
3️⃣ Заповніть заявку: в розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть пункт «Відомості про трудові відносини».
4️⃣ Завантажте файли: додайте сканкопії та підпишіть їх своїм КЕП.
Важливо: Файли мають бути у форматі JPG або PDF, а їхній розмір не повинен перевищувати 1 Мб для кожного документа.
Хто має це робити
Оцифруванням може займатися як роботодавець (за працівників), так і безпосередньо сам працівник. Після того, як дані будуть перенесені до систему, паперова трудова книжка повертається власнику на зберігання.
